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Digitalisierung

Virtuelle Datenräume bei Immobilienabwicklungen

In einem virtuellen Datenraum können vertrauliche Unterlagen verschlüsselt gespeichert werden,  gleichzeitig ist es für berechtigte Personen möglich, diese zu begutachten und zu bearbeiten.

Was muss ein digitaler Datenraum im Speziellen bieten und welche Vorteile entstehen speziell für Immobilienabwicklungen?

Die Sicherheitsanforderungen für digitale Datenräume sind hoch, eine AES-256 Standard (Advanced Encryption Standard) Verschlüsselung sollte geboten werden.

Bei der Ausgestaltung gibt es je nach Anbieter verschiedene Varianten.

Bei sogenannten „Deal-Rooms“ können die bereitgestellten Unterlagen von Kaufinteressenten oder anderen Beteiligten, wie z.B.  Rechtsberater oder Vertragserrichter, nach Erhalt eines Zuganges alle bereitgestellten Informationen geprüft und gegebenenfalls bearbeitet werden.

Besonders heikle Dokumente können mit Wasserzeichen geschützt werden.

Der Administrator des Datenraumes entscheidet, welche Dokumente nur zur Ansicht bereitstehen, welche für einen Download verfügbar sind und welche bearbeitet werden können.

Es gibt ein Aktivitätenprotokoll, aus dem für den Organisator des Datenraumes ersichtlich ist, wer welche Unterlagen wann eingesehen oder heruntergeladen hat.

Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden, es wird eine Bearbeitungshistorie aufgezeichnet.

Die hohen Sicherheitsstandards einerseits, sowie die Möglichkeiten zu Rechtevergabe und zum gemeinsamen Bearbeiten unterscheiden diese Angeboten von einfachen  Cloud Storage Möglichkeiten erheblich.

Wechselseitiges Versenden von Unterlagen entfällt, alle Beteiligten sind jeweils auf dem gleichen Stand.

Heikle Dokumente sind durch den hohen Sicherheitsstandard geschützt.

Für den Immobilienbereich sind vor allem bei Verkaufstransaktionen mit mehreren Bietern im Anbotsstadium digitale Datenräume sehr zu empfehlen.

Bei allen Vermittlungsaufträgen ist diese Art der Abwicklung möglich!
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